Capaciteitsmanagement
Verschillende projecten leggen beslag op medewerkers van verschillende afdelingen. Projecten met hoge prioriteit zorgen ervoor dat andere projecten weggedrukt worden of dat er teveel inhuur van externen nodig is. Bij het nemen van een beslissing is het voor managers vaak onvoldoende transparant wat de consequenties zijn op het gebied van capaciteit van medewerkers. Het creëren van overzicht hierover is lastig. Het behouden van overzicht is nog veel lastiger.
Resultaat
De beschikbaarheid van medewerkers is transparant gemaakt. Dat geldt ook voor de capaciteitsbehoefte van alle huidige en potentiële projecten. Middels rapportages is inzichtelijk gemaakt welke personen en/of afdelingen over bezet zijn en welke onder bezet. Het actueel houden van deze rapportages is geborgd in de organisatie.
Werkwijze
Bij Intus gaan we uit van de aanpak 'Voordoen, meedoen, zelf doen'. In het geval van Capaciteitsmanagement betekent dit we de beschikbaarheden en gevraagde capaciteit in kaart te brengen. Van het begin af aan doen we dit gezamenlijk zodat uw organisatie naar verloop van tijd in staat is om zelf het capaciteitsmanagement uit te voeren. Meer concreet worden de onderstaande stappen doorlopen:
Eenmalig
- De eerste prioriteit is het in kaart brengen van de huidige situatie en het oplossen van de gevonden knelpunten: In kaart brengen van beschikbaarheden. Wat is de beschikbaarheid van medewerkers? Welke tijd zijn zij bezig met afdelingsgebonden werk en welke tijd met project gedreven werk?
- In kaart brengen van projecten en gevraagde capaciteit. Welke projecten zijn er? Welke medewerkers of vaardigheden zijn per project nodig in welke periode?
- Rapportage van de huidige situaties. Waar zijn de knelpunten? Waar is capaciteit over?
Structureel
Nadat de huidige situatie transparant gemaakt is, is het van belang om deze transparantie te behouden. Om dat voor elkaar te krijgen worden twee processen ingericht:
- Wijzigen van beschikbaarheden van medewerkers
- Capaciteitsaanvragen van projectmanagers afhandelen
In eerste instantie neemt ook hier Intus weer het voortouw. We nemen de aangewezen medewerkers van de klant mee, zodat we de processen in een volgende ronde samen kunnen uitvoeren. Uiteindelijk is geborgd dat de organisatie zelfstandig capaciteitsmanagement uitvoert.
Productondersteuning
Voor het registreren van capaciteit en beschikbaarheid en voor het maken van de rapportages maken wij gebruik van één van onze projectmanagementsystemen: Intus Projecten, Intus Programma's of Intus Planisware. Kijk voor meer informatie ook op onze Producten pagina voor beschrijvingen deze systemen.
|
